Prestationsprinsessor och nyutexaminerade studenter tenderar att begå samma misstag: de försöker utföra sina uppgifter med maximal kvalitet. Detta skulle kunna ses som något bra, men i praktiken leder det till dåliga, eller rent av katastrofala, situationer. För i arbetslivet är en optimal leverans ytterst sällan samma sak som en leverans utförd med maximal kvalitet.
Relationen mellan kostnad, kvalitet, tid och omfattning
När du utför en uppgift så gäller:
Kostnaden = f (Kvalitet, Tid, Omfattning)
Det betyder att kostnaden är en funktion av kvaliteten på det som du producerar, tiden som du har till ditt förfogande och de delar som ingår i uppgiften.
Detta innebär att du som ansvarig för uppgiften kan påverka, eller besluta, om tre av dessa faktorer. Men den fjärde avgörs av de tre faktorer som redan beslutats om.
Kostnaden för en uppgift kommer därför alltid att bestämmas av den kvalitet som är förväntad, den tid man har till sitt förfogande och omfattningen på uppgiften. På samma vis kommer kvaliteten på en uppgift alltid att bestämmas av den budget man har, den tid man har till sitt förfogande och och den omfattning som förväntas av leveransen.
Kvalitetskrav som tar hänsyn till dessa parametrar är optimal kvalitet, det vill säga bästa möjliga kvalitet givet förutsättningarna. Och det är något helt annat än maximal kvalitet.
I skolan är maximal kvalitet är det högsta goda
I skolans värld håller den perfekta leveransen så hög kvalitet som möjligt, då det är en förutsättning för att nå de högsta betygen.
När läraren, till exempel, ger studenterna en inlämningsuppgift kommer den vanligen med krav på antal sidor (omfattning), hur den ska vara beskaffad för ett specifikt betyg (kvalitetskrav) och det finns ett inlämningsdatum (tid).
Fram till detta inlämningsdatum så finns det ett antal timmar som studenten kan lägga på uppgiften (kostnad). Väljer denne att lägga många timmar, blir därmed kostnaden hög, samtidigt som uppgiften vanligen får högre kvalitet. Det innebär att ju högre kvalitet (betyg) som studenten eftersträvar, desto dyrare blir det. För studenten.
För skolorna lägger sig inte i antalet timmar, det vill säga den kostnad, som studenten har för att utför uppgiften. De ser bara till att antalet timmar som finns att utföra uppgiften på är tillräckligt (i bästa fall), i övrigt fokuserar de på andra parametrarna. Betyg sätts nämligen inte efter hur många timmar som studenten arbetat med inlämningen, betyg sätts på kvalitet, omfattning samt tid (i bemärkelsen deadline).
Detta leder till att den ambitiösa studenten – helt logiskt – maximerar kvaliteten i sina leveranser. För det är så de får de högsta betygen, och eftersom skolan inte drar ned betyget när ”för många” timmar används, så reflekterar de inte vidare över detta.
Så faller de omärkligt in i tankegången att maximal kvalitet är ekvivalent med optimal kvalitet. Eller snarare; de ser inte att det finns två olika sorter. De ser bara att den som lyckas bäst, är den som har den högsta kvaliteten på inlämningen, oberoende av kostnad.
Det som är rimligt i skolan blir orimligt i arbetslivet
Väl på arbetsplatsen sedan gäller dock helt andra förhållanden. Ingen arbetsplats har råd att låta de anställda lägga ner obegränsat med tid för att uppnå denna kvalitetsnivå. Ingen arbetsplats har lyxen att betrakta optimal och maximal kvalitet som ekvivalenta.
Dessa skilda synsätt skapar problem för alla iblandade, delvis för att det är få som tänker på att problemet kan finnas här.
I stället är det vanligare att man ser den (tidigare) högpresterande studenten eller prestationsprinsessan som problematisk; till exempel för att de har svårt att hålla deadline eller budget i sin strävan att leverera den högsta kvaliteten. Något som de alltså under en sjutton års skolgång fått lära sig är måttet på framgång.
Och ingen kommer ihåg att berätta för dem att detta inte längre gäller. Alls.
Fatta ett medvetet beslut om varje uppgift
När du blir tilldelad en specifik uppgift inom ramen för ditt yrkesliv är det därför viktigt att applicera detta samband på uppgiften. Du behöver vara medveten om vad som kommer att premieras i det specifika fallet och därmed, vad du bör prioritera. Är det kvaliteten, kostnaden, omfattningen eller tiden som är viktigast för organisationen? Och vad är den optimala kvaliteten för just denna uppgift?
Tänk dig att du får i uppgift att ta fram en rapport om arbetsmiljön på ditt företag. Rapporten får inte kosta mer än 100 000 kr. Du har 175 arbetstimmar fram till deadline och rapporten ska omfatta 100 sidor*.
100 000 kr = f (Kvalitet, 175 timmar, 100 sidor)
Som du ser ovan så är den enda faktorn som du kan laborera med kvaliteten. Så frågan som du behöver ställa dig är hur hög kvalitet kommer du att kunna leverera, givet dessa förutsättningar? Det vill säga; vad är den optimala kvaliteten?
För det är detta du behöver ha för ögonen när du utför uppgiften. Du ska inte leverera högra kvalitet än så, för det kommer inte att värdesättas. Tvärtom.
Uppenbart är också att den optimala kvaliteten är lägre än den maximala kvaliteten, för nästan alltid kan du göra mer och bättre. Så ska du leverera en rapport med maximal kvalitet så behöver du vanligen mycket mer resurser till ditt förfogande än vad du faktiskt har.
Och så är fallet för nästan alla uppgifter, och det innebär att om du trots detta ändå strävar efter maximal kvalitet (eller om detta är förväntat av dig) så kommer du att misslyckas.
Är uppgiften möjlig att genomföra?
Det är även viktigt att du undersöker alla uppgifter du blir tilldelad utifrån detta samband och fundera över vilka konsekvenser som de givna parametrarna kommer att få för, i det här exemplet, kvaliteten.
Kommer kvaliteten att vara tillräckligt hög för att den som givit dig uppgiften ska bli nöjd? Eller har kanske den som givit dig uppgiften angett värden på alla fyra parametrar (kostnad, kvalitet, tid, omfattning) utan att ekvationen går ihop? Eller är du osäker på hur saker och ting kommer att värderas i leveransen?
I så fall måste det adresseras. Konkret innebär det att du behöver tala med din chef eller din uppdragsgivare. För det är bara de som kan ge dig mer resurser så att du kan leverera rapporten med den förväntade kvaliteten. (Alternativ sänka sina kvalitetskrav.)
Det är också bara de som kan tydliggöra för dig vilken kvalitetsnivå som är den förväntade – om de inte håller med om att den kvalitetsnivå som du tror dig kommer kunna leverera faktiskt är för låg.
Och slutligen är det de som kan hjälpa dig att prioritera mellan de olika kraven, så att du lägger din tid och energi på rätt saker. Är det viktigast att uppgiften inte tar mer än 175 timmar att utföra eller är det viktigaste att den följer företagets standardiserade mallar? Kommer rapporten att bedömas utifrån sitt utseende eller utifrån de ekonomiska beräkningarna?
Du behöver ovillkorligen känna till detta för att du ska kunna fatta beslut om hur du ska arbeta med uppgiften och genomföra leveransen så att både du och företaget kan känna sig nöjda.
De trista konsekvenserna om din chef och du är osynkade
Om du misslyckas med detta så kommer du säkert producerar fantastiska leveranser med mycket hög kvalitet. Inte tu tal om saken.
Men dina chefer och medarbetare kommer trots det aldrig att vara riktigt nöjda med dig, eftersom leveranserna kostar för mycket och sällan håller deadline. Kanske kommer de att uppfatta dig som lat eller som mindre kompetent än vad du är?
Detta kommer att få dig att att känna dig frustrerad och förbisedd. Och du kommer ofta att vara arg för att du tycker att du fått för lite tid att utföra uppgifterna, eller att uppgifterna är för omfattande. Kanske ”tvingas” du till obetald övertid, vilket är helt ohållbart över tid.
Dagens uppgift blir därför att ta en titt på hur det ser ut runt omkring dig. Vilka faktorer du prioriterar när du genomför dina arbetsuppgifter – och är du helt, helt säker på att detta är vad din chef anser att du borde prioritera?
*) Aldrig, aldrig, aldrig kommer du att få en uppgift i arbetslivet där omfattningen är beskriven i antal sidor. Det är enbart i skolans värld som detta sker, och ytterligare ett exempel på hur skolan kan förstöra inför arbetslivet.
Vill du lära dig mer?
Tycker du att det här är intressant? Då kanske utbildningen Kvalificerad administratör är något för dig!
